¿Cuál es el BPM adecuado para mi negocio?

Noticias | 7 noviembre, 2018

Seguramente ya has escuchado decir que tu empresa necesita mejorar la ejecución de sus procesos. En un entorno cada día más competitivo, el principal desafío de las empresas es aumentar su productividad, si bien este factor no es suficiente hoy en día. Las empresas de hoy han de ser inteligentes y ágiles, siendo sólo aquellas que consigan adaptarse y mejorar de forma continuada sus procesos las que tendrán más posibilidades de diferenciarse de la competencia.

En este contexto, seguro que habrás escuchado las siglas BPM. Si no tienes del todo claro lo que significa, en este artículo intentaremos ayudarte a entender qué es y cuál es su relación con la eficiencia en los procesos comerciales.

 

¿Qué es un BPM?

BPM corresponde a las siglas de Business Process Management, o Gestión de los Procesos de Negocio. BPM es, por tanto, una metodología de gestión que aplica una serie de técnicas y elementos para mejorar los procesos en las empresas.

Lo primero a realizar es identificar los procesos existentes y conocer el flujo de los mismos, después analizar los errores existentes en cada flujo o proceso y, finalmente, proponer mejoras y/o modificarlos a fin que estos procesos sean más efectivos. Parece simple, ¿verdad? ¡Pues lo es!

La inquietud de las empresas en relación a la optimización de procesos no es algo nuevo y se ha hecho un largo recorrido hasta llegar al estadio actual. El concepto BPM ganó notoriedad, por primera vez, en el 2000 gracias al libro Business Process Management – The Third Wave. Desde su lanzamiento, esta metodología está siendo implementada en las mayores organizaciones internacionales, así como en las no tan grandes.

 

… ¿y entonces qué es el BPMS?

Se tiende a confundir BPM con BMPS (Business Process Management System). ¿Pero qué los diferencia, además de la “S” final?

Hagamos un breve paréntesis antes de continuar. Cuando hablamos de BPM debemos tener presentes sus tres dimensiones: el valor creado, que es la razón de ser de la empresa, es decir, su negocio; la transformación, que son todos los procesos que permiten crear este valor; y la gestión, que permite coordinar a las personas y los recursos para que estén alineados en la creación de este valor.

Así, mientras que BPM se refiere a la disciplina de gestión de procesos, el segundo no es más que el conjunto de software que ayudan a ponerlo en práctica, automatizando todo el flujo de información y tareas, que han sido identificados en el diseño del proceso. La tecnología, por tanto, no es más que un catalizador que permite elevar estas tres dimensiones e implantarlas en la organización.

Con la automatización de procesos, flujos de actividades que podían durar hasta cuatro horas, pueden ser reducidos a una. Además, esta suite de software debe permitir el acceso rápido y preciso a la información, ayudando a los responsables del proceso a tomar decisiones de forma más ágil y a actuar en el proceso en tiempo real, reduciendo el time-to-market.

 

¿Cuáles son los beneficios de un BPM?

De una manera sintetizada podemos decir que un BPM permite a las empresas llevar a término más actividades con mayor fiabilidad, cometiendo menos errores y en menos tiempo. Entrando en detalle podemos decir que los beneficios específicos de un BPM para las empresas se dividen en tres categorías principales:

Eficiencia: uno de los primeros beneficios que las empresas suelen ver al implementar un BPM es una mayor eficiencia. Después de todo, muchos procesos a menudo están plagados de errores debido a una serie de factores como el factor humano, la deficiente comunicación o la incapacidad de tener trazabilidad sobre el proceso. Incluir un BPM ayuda a las empresas a reconocer y eliminar estas ineficiencias en beneficio de los resultados.

Eficacia: una vez que un proceso se vuelve más eficiente, el BPM puede usarse para hacer que ese proceso sea más eficaz. Entre los múltiples beneficios de una mayor eficacia del proceso están la capacidad de manejar las excepciones de forma ágil, aumentar la capacidad de tomar decisiones más y mejor informadas, o la capacidad de ejecutar de manera consistente estas correcciones, lo que es crítico para obtener una mejor satisfacción del cliente. Cuando todos los procesos se ejecutan de manera eficaz y estos están alineados con las estrategias y objetivos corporativos, las empresas se vuelven más rentables y competitivas.

Agilidad: Tal como hemos comentado al inicio de este artículo, en el mundo de los negocios ultra competitivos de hoy, una empresa tiene la necesidad de volverse ágil y reactiva a las necesidades del mercado. De hecho, las empresas cuyos procesos sean inflexibles a estas necesidades seguramente quedarán atrás en la carrera. La necesidad de cambio y adaptación puede, por tanto, venir de casi cualquier lugar, tanto desde dentro de la organización como desde fuera, generando nuevas oportunidades que requieren flexibilidad para ser capitalizadas y donde los nuevos socios comerciales o clientes pueden exigir cambios a fin de establecer diferentes maneras de hacer negocios.

 

¿Qué BPM debo elegir?

Una pregunta que seguramente os estaréis haciendo es: ¿cuál es el mejor BPM para mi empresa? Y la respuesta es: «depende». Tal y como adelantábamos anteriormente, la tecnología es solamente un facilitador, una infraestructura de apoyo en la implementación del BPM, por lo que la verdadera cuestión no es si un software es mejor comparado a otro, sino cuál es el software que mejor se adapta a las necesidades reales de cada empresa.

Descubrir la solución que presenta la mejor relación de costo y beneficio en BPM requiere un análisis que va más allá de comparar únicamente las funcionalidades que tiene cada solución. Antes de elegir un BPM debemos hacernos la siguientes preguntas:

-¿Cuál es el tamaño de la empresa en términos de usuarios y sistemas que integran los procesos de negocio, y cuál es la perspectiva de crecimiento para los próximos años?

-¿Cómo está estructurada la empresa – está centralizada o se esparce por diferentes lugares y regiones? ¿Cuál es el impacto de los procesos automatizados en los usuarios? ¿Necesitamos un software que soporte multi-idiomas y multi-monedas?

-La infraestructura de IT de la empresa, ¿ya tiene plataformas tecnológicas que pueden impactar en esta decisión?

-¿Qué más necesita la empresa de este software además de la simple automatización de los pasos a ser ejecutados en el proceso? ¿Monitorización y acción en tiempo real? ¿Autonomía en la arquitectura de los procesos de negocio? ¿Herramientas de análisis? ¿Puedo tener esto en un solo software o necesitaré múltiples herramientas para cubrir mi ciclo de mejora continua de procesos?

 

Recomendaciones

En forma de conclusión, los beneficios del BPM son sencillos de entender, pero dado que su implementación no es trivial, ni tampoco la elección de la tecnología de soporte, dejamos algunos consejos para lograr el éxito de BPM:

–  Pensar los procesos: Diseña los procesos, valora todas las tareas que son prioritarias e intenta automatizar todo aquello que no aporta valor. Cualifica los procesos primarios para el negocio. Muchas veces es contraproducente intentar mejorar los procesos enteros de una vez.

–  Elegir bien a las personas: Uno de los factores clave de éxito son las personas. Aquellas que serán usuarios, pero también las que deberán tomar “la responsabilidad” del proceso – estas deberán ser los principales patrocinadores del cambio. Unos y otros deberán tener la comprensión adecuada del negocio y de los procesos.

–  La tecnología: La tecnología varía mucho entre proveedores. Haz un benchmarking pero elige la tecnología que mejor satisfaga tus necesidades y requisitos. En este sentido Vincle ha añadido un BPM dentro de la plataforma a fin de contemplar los diferentes procesos que pueden existir dentro de cada uno de los diferentes procesos comerciales, lo que permite personalizar el mejor acercamiento para cada cliente y canal.

–  El valor del negocio: La finalidad de un BPM es crear valor – hacer el negocio “crecer”. En última instancia, mira tu negocio con ojos de cliente.

–  Medición: La frase “Lo que no se mide, no se puede mejorar” pone de manifiesto la importancia de la medición. Es un punto imprescindible en la gestión de procesos. Define los indicadores que agilizaran tu toma de decisiones.

 

 

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